出張の不正対策

出張は不正の温床！？

元東京都知事の海外出張費問題は記憶に新しいと思います。
公務にファーストクラスを利用することに多くの人が衝撃を受けたのではないでしょうか。
こうした事件を受け、行政も企業も出張費の不正対策への取り組みを進めています。
しかし、まだまだ不正が存在していることも事実です。
先日、厚労省の職員3名が米国出張時に約162万円の水増し請求をしたニュースが報道されました。
レンタカーの利用時間や車種について虚偽の報告をし、不正受給分を業務と無関係のことに使用したとのことです。
このような悪意ある不正はごく少数かもしれません。
しかし、悪意のない小さな違反は監視することが難しく、まだまだ行政や企業の頭を悩ませているのではないでしょうか。

本当に最安値？

海外出張費の内訳で高価なものといえば航空券代があります。
特に長距離路線や就航航空会社が限られている路線は高価になる傾向があります。
航空券代は出張費に占める割合が大きいことからも旅費コストの増減に大きく関わります。
こうしたことから企業によっては相見積を義務付ける等、最安値での予約をルール化している例もあります。
しかし、それが本当に最安値かどうか、どのようにして調べているのでしょうか。
ほんの出来心で出張者が最安値ではなく個人的に好む航空会社の便を予約してしまうこともあるのではないでしょうか。

規定違反を防止するには

さてこのような規定違反を防止するためにできることはあるのでしょうか。
効果的な対策方法としていくつか例を挙げてみたいと思います。

〈社内レベル〉
・形骸化している規定を見直し、広く周知していくこと

〈代理店との協力〉
・旅行代理店と出張規定を共有し、規定外のものは予約ができない体制を構築
→正当な理由により規定外の便を手配した際はリーズンコードで統括部門へ報告

〈システム利用〉
・法人向けオンライン予約システムを利用し、規定内での予約を必須化
→システム上で出張規定を反映させることが可能

今一度、社内の規定を確認することが必要です。
基本こそ大切ですね。

更新：2017年2月2日