”出張業務管理”って何を管理するの？

BTM導入メリットと注意点

最近、”出張管理”とか”ビジネストラベルマネージメント”という言葉を聞く機会が増えたのではないでしょうか。
なぜ、今になってこの言葉が広まり始めたのでしょうか。

そもそも”出張管理”、ビジネストラベルマネージメント（以下、BTM）とは「何を管理し」「どんなメリットがある」のでしょうか。

BTMとは

出張管理・BTMの定義については様々な表現がなされていますが、端的に言えば”出張に関わる業務全般の管理”と言えます。

例えば、明日福岡に出張する、来週シカゴに出張する、となった場合、みなさんはまず何のアクションを行いますか？
社内承認ですか？
インターネットでフライトを調べますか？
旅行会社に連絡しますか？
予算は？
社内規定は?
乗れる飛行機会社は？
入国手続きは？旅券は？
などなど・・・。

これが年に数回の出来事であればまだいいのですが、年数百件、数千件となった場合、旅費だけでも膨大な金額となりますし、出張者にとっても手配に時間を取られてしまい、時間的なロスも図り知れません。

また、出張時の安全管理（これは人事部門の管轄になる事が多いと思いますが）も会社として必須ですし、出張から帰ってくれば精算処理が待っています。

多数の伝票作成や領収書の整理、各種手当の申請および承認。
そして最後は財務部門・経理部門における精算内容のチェック、そして精算が行われます。
一言に”出張”と言っても様々な手続きが待っていますし、社内の複数の部門が関係してきます。

旅費の管理だけでなくこの面倒な一連の業務を効率よく行う手法が”出張管理”または”BTM”と呼ばれる管理手法になります。

注意すべき点は何か

では、BTMという手法を取り入れればすぐに改善するか？
と問われれば答えはNoとなります。

企業、法人によって出張の形態は異なりますし、経営方針、社内規定、管理体制までを考慮すると、一辺倒のやり方では”絵に描いた餅”で終わってしまいます。
BTMを導入する本来の効果を発揮させるためにはその企業ごと、その法人ごとの管理方法を構築し、運用することが大切となります。