社内の出張規定について皆様はどのくらい知っていますか。
長年同じ企業に勤めている方でも全ての出張規定を把握できていないということは考えられることではないでしょうか。
人事・総務・購買等管理者の方々にとって、全社員が出張規定を守れているかを確認するのは大変な作業ですよね。出張一つとっても、役職やグループ会社によって細かく決まりごとが存在するなんて声もよく耳にします。社員がバラバラに手配してきたフライトやホテル等を精査するのは時間と労力がかかり、非効率的です。
そのような状況を解決する糸口の一つとなる手段、オンラインブッキングツール(通称OBT)についてこれからご案内をします！
OBTではフライト・ホテル・レンタカーを1つのサイト内で手配が可能なため、出張に関する情報を一括管理することが可能です。
各々がそれぞれの旅行会社やサイトで手配をしてしまうと情報が散在し、確認を取ることや手配忘れに気づくことができにくくなります。
手配忘れに気付いた時には、フライトが満席だった、出張規定に沿った手配ができず出張自体がキャンセルとなったといった最悪の状況も考えられます。
一括で分かりやすく予定を管理することで、管理者側も誰がどのような旅程を手配したがが明確になり、承認をしやすい環境を整えることができます。
また、フライト・ホテル・レンタカーのどのコンテンツをOBTで手配させるかも管理者側で決めることができます。
OBTは出張規定を企業毎に設定することが可能です。例えば、フライトはエコノミークラスだけを許可する、ホテルは○万円以上の部屋を手配する場合は規定外の理由を必要とするなど企業の規定に合わせて設定ができます。
毎回社内規定に適しているかを確認しなくても、表示に合わせて手配を行えば規定内の手配ができます。規定外だとしても理由が明確化するため、効率よく管理を行うことがが可能となります。
また、表示をさせたくない項目に関しては非表示としたり、手配に進めない状態にしたりすることも可能です！出張規定とかけ離れている手配、危険な手配をさせないことで、管理者の方にとっても安心して社員が出張に行くことを促進できるのではないでしょうか。
OBTを利用することで、旅行会社とのやり取りや膨大な情報から迷うことがなくなり、時間的な効率化を図ることができます。また、一般のサイトで航空券を手配するのとは異なり、弊社ではOBTでの予約に対して手厚いサポート(発券期限の管理・VISAのご案内等)を行っております。
働き方が見直されている現在、いかに効率よく正確な情報を手に入れることができるかに注目が集まっているのです。
出張においても効率よく正確な情報を入手することで、空いた時間をその他業務にあてることができます。OBTであれば、企業に沿った独自のシステムを構築することができるため、一般的に広まっている航空券手配サイトと比較しても効率性や正確性が高まります。
企業内のみでシステム規定を構築していくのは時間と費用がかかり、現実的に考えると難しいことです。
今回は出張を管理する側の方々の視点での情報をご案内致しました。
正直文章だけをみてもどのようなシステムなのか理解できない！実際に見てみたい！といったお声にも弊社はお応え致します。
弊社では出張に関する悩みやOBTの設定内容など幅広く相談を受け付けています。
一緒に企業独自のシステムを作り上げてみませんか！？
下記記事も合わせてご覧ください。
蓄積されたデータのどこから手をつけてよいか、旅行会社を利用していても思うようなデータが得られない・・・という方へおすすめ！無料でダウンロード可能！
○1stステップガイド -データ分析編-
https://www.toppantravel.com/resource/firststepguide1/
その他関連記事はこちら
○2016年10月24日「オンラインブッキングツールとは」
https://www.toppantravel.com/column/2833/
○2019年5月30日「出張もオンライン手配が便利・・・！？」
https://www.toppantravel.com/column/4251/
更新：2019年6月20日
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